Die Verwaltung eines überfüllten Postfachs in Gmail kann für diejenigen, die über Jahre hinweg Nachrichten gesammelt haben, zu einem Problem werden, da es die Suche nach wichtigen E-Mails erschwert und die Produktivität beeinträchtigt.
Um dieses Problem zu lösen, gibt es mehrere Strategien, mit denen Sie Nachrichten effektiv filtern und organisieren und so den Zugriff auf die wichtigsten Informationen optimieren können.
Diese in Gmail integrierten Funktionen bieten praktische Lösungen für alle, die ihre E-Mails ordentlich und effizient verwalten möchten, ohne auf externe Tools oder komplexe Prozesse zurückgreifen zu müssen.
So legen Sie Prioritäten für bestimmte E-Mails fest, die Sie über Gmail erhalten
Eine der weniger bekannten Funktionen von Gmail ist die Möglichkeit, den Posteingang mit einem einzigen Mausklick anzupassen, ohne dass Sie dafür zahlreiche Ordner oder komplexe Filter erstellen müssen.
Durch Klicken auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke der Gmail-Leiste und Wechseln zum Abschnitt „Mailbox-Typ” kann der Nutzer aus mehreren Optionen wählen, darunter:
- „Wichtig zuerst”.
- „Ungelesen zuerst”.
- „Wichtigste zuerst“.
- „Prioritätspostfach“, das die Kriterien „Wichtig“, „Ungelesen“ und „Wichtigste“ kombiniert, und „Mehrere Postfächer“.
Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, passt Gmail automatisch den oberen Bereich des Ordners an, um den bevorzugten Nachrichtentyp anzuzeigen.
Darüber hinaus können Sie mit der Schaltfläche „Anpassen“ die Anzahl der ungelesenen Nachrichten festlegen, die angezeigten Registerkarten ändern und andere Aspekte der Anzeige anpassen, wodurch die Verwaltung Ihrer eingehenden E-Mails vereinfacht wird.
Mit welchem Trick können Sie Nachrichten nach der Registrierung auf einer Website filtern?
Ein weiteres wichtiges Instrument zur Segmentierung von Nachrichten ist die Verwendung von Pseudonymen mit einem Pluszeichen (+) in der E-Mail-Adresse. Wenn Sie sich auf einer Website registrieren, z. B. m.ruiz, können Sie die Adresse mylanruiz+mruiz@gmail.com verwenden.
Alle an diesen Pseudonym gesendeten E-Mails werden in Ihrem normalen Postfach empfangen, können jedoch mit einem speziellen Filter automatisch gefiltert werden.
Diese Technik ist sehr nützlich, um Nachrichten zu gruppieren, die mit Einkäufen, Abonnements oder Benachrichtigungen zu Dienstleistungen zusammenhängen, da so jede Art von Nachrichten in einem speziellen Ordner archiviert werden kann und eine Überfüllung des Hauptpostfachs vermieden wird.
Warum Punkte in die persönliche E-Mail-Adresse einfügen
Gmail erkennt Varianten mit Punkten (.) im Benutzernamen, wodurch die Quelle der empfangenen Nachrichten unterschieden werden kann. (Illustrationsbild Infobae)
Gmail ermöglicht die flexible Verwendung von Punkten (.) in E-Mail-Adressen. Das Hinzufügen von Punkten zu einem beliebigen Teil des Benutzernamens ändert nichts an der Zuordnung der Nachricht; E-Mails, die an mylanruiz@gmail.com und mylan.ruiz@gmail.com gesendet werden, gehen an dasselbe Konto.
Diese Funktion kann verwendet werden, um die Quelle von Nachrichten zu unterscheiden: Freunden und Verwandten kann die Variante ohne Punkte vorgeschlagen werden, während berufliche Kontakte die Variante mit Punkten verwenden können.
So verbessern Sie die Organisation in Ihrem Gmail-Postfach
Um die Organisation zu automatisieren, müssen Sie einen Filter erstellen, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, zu „Alle Einstellungen anzeigen“ gehen, dann zu „Filter und blockierte Adressen“ und „Neuen Filter erstellen“ auswählen.
Geben Sie im Feld „An“ die Adresse mit Punkten ein und wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm den Zielordner mit den Optionen „Postfach überspringen“ und „Label anwenden“ aus.
Wenn bereits frühere Nachrichten mit diesem Pseudonym vorhanden sind, kann der Filter rückwirkend angewendet werden, indem Sie die Option „Filter auf X übereinstimmende Konversationen anwenden“ auswählen, wodurch alle entsprechenden E-Mails sofort in den angegebenen Ordner verschoben werden.
Warum es wichtig ist, eine Überfüllung des Postfachs in Gmail zu vermeiden
Eine unkontrollierte Anhäufung von Nachrichten kann die Identifizierung dringender Nachrichten erschweren, Stress verursachen und zum Verlust wichtiger Gelegenheiten führen. Ein überfülltes Postfach führt häufig zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Nachrichten, veralteten Informationen und einer weniger effizienten digitalen Umgebung.
Die Aufrechterhaltung der Ordnung in Ihrem Postfach hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und mögliche Risiken wie Betrug oder wichtige Benachrichtigungen zu erkennen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Diese Vorgehensweise trägt zu einer produktiveren digitalen Routine bei, verbessert Ihr persönliches Wohlbefinden und steigert die Qualität Ihrer Arbeit.
